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Abgrenzung

Abgrenzung, Verfahren und Überprüfung der Berichterstattung über gesellschaftliches Engagement

Zielgruppe
Als wichtigste bzw. primäre Zielgruppe betrachten wir Kunden und potenzielle Neukunden, die sich mit Vebego und ihren Geschäftsfeldern auseinandersetzen wollen. Darüber hinaus gibt es die sekundäre Zielgruppe „Stakeholder“ im allgemeineren Sinne, die sich aufgrund ihres jeweiligen Interesses mit Vebego befassen.

Atypischer Geschäftsbericht
Der Geschäftsbericht von Vebego ist ein atypischer Geschäftsbericht, der sich von denjenigen börsennotierter Unternehmen unterscheidet. Dies ist unter anderem dem Umstand geschuldet, dass Vebego sich dafür entschieden hat, der Abstimmung auf die Zielgruppe eine höhere Bedeutung zuzumessen als der Vollständigkeit der Informationen. In manchen Fällen entfernt sich der Bericht ein Stück weit von den vorgegebenen Themen des Transparenz-Benchmarks und der Global Reporting Initiative, wobei diese Fälle jedoch auf ein Mindestmaß reduziert sind.
Durch die weitestgehende Abstimmung auf die Zielgruppe ergibt sich eine auf Relevanz ausgelegte Berichterstattung mit einer erhöhten Lesbarkeit, sodass die Botschaft unseres Unternehmens letzten Endes besser ankommt.

Tragweite
Die SVU-Berichterstattung bezieht sich sowohl auf das Unternehmen Vebego als auch die Liefer- und Dienstleistungskette, in der Vebego tätig ist. Je nach Einflussmöglichkeiten berichten wir über die verfolgte Politik und die erzielten Ergebnisse. Es wird nur über die Leistungsindikatoren von Vebego selbst Rechenschaft abgelegt. Individuelle Leistungen von Tochterunternehmen oder Joint Ventures werden außer Betracht gelassen.
Geltungsbereich der Informationen
Vorliegender Bericht bezieht sich auf die Vebego-Organisation als Gruppe einschließlich Joint Ventures mit Partnern. In den Ausführungen und Fallschilderungen liegt das Augenmerk sowohl auf 100-prozentigen Tochterunternehmen als auf Joint Ventures.

Berichtszeitraum
Dieser Bericht erstreckt sich über den Zeitraum eines Jahres, nämlich des Jahres 2016. Alle geschilderten Vorgänge und Aktivitäten haben sich somit im Jahr 2016 ereignet. Falls Aktivitäten aus 2015 weitergeführt wurden, wurde dies jeweils gesondert vermerkt.

Leistungsdefinition
Bei der Definition der Leistungen hat Vebego die mit den Anteilseignern und anderen potenziellen Stakeholdern getroffenen Vereinbarungen zugrunde gelegt. Als Ausgangspunkt gilt jeweils, dass es möglich sein muss, den Indikator auf verlässliche Art und Weise zu bestimmen. Falls dies nicht möglich ist, nehmen wir eine Schätzung vor. In diesen Fällen weisen wir darauf hin.

Informationspolitik
Vebego erteilt Informationen auf transparente, objektive und kontinuierliche Weise entsprechend den Richtlinien des Transparenz-Benchmarks. Darüber hinaus tun wir alles dafür, Einzelheiten, die unserer Ansicht nach nützlich sind und einen hohen Informationswert haben, proaktiv bekanntzumachen, damit das Publikum nachvollziehen kann, was wir als Unternehmen tun.

Konsistenz
Wir legen Wert auf Konsistenz zwischen diesem Geschäftsbericht und den Berichten der vergangenen Jahre. Von diesem Grundsatz weichen wir nur dann ab, wenn neue Erkenntnisse dies erfordern. Wenn dies der Fall ist, vermerken wir dies, samt den Folgen für die Darstellung des jeweiligen Themas.

System der internen Informationsbereitstellung
Vebego bemüht sich, sein internes System fortlaufend zu aktualisieren, damit Informationen auf geeignete Weise rasch, genau und objektiv verbreitet werden können.

Prozess
Das Verfahren zur Vermittlung gesellschaftlicher Informationen in diesem Geschäftsbericht beruht auf einer klaren Definition der Zielgruppe und der daraus erfolgenden Erstellung eines maßgeschneiderten Dokuments. Da Vebego nicht an die entsprechenden Richtlinien für börsennotierte Unternehmen gebunden ist, nimmt sich Vebego die Freiheit, Information auf eine Weise zu präsentieren, die für den Leser in der Praxis am besten nachvollziehbar ist.

Die Darstellungen unserer Organisation, unserer Ziele und des Standes der Dinge werden jedes Jahr aufs Neue überprüft und auf ihre Relevanz für unsere Zielgruppen hin eingeordnet. Sodann wird während der Erstellung der Artikel, Berichte usw. vom Vorstand regelmäßig kontrolliert, ob der Inhalt den Organisations- und Kommunikationszielen entspricht. Außer dem Vorstand sind an diesem Verfahren der Finanzvorstand, der Controller des Konzerns und der Kommunikationsmanager beteiligt, damit alle Informationen wahrheitsgetreu und angemessen dargestellt werden.

Innovation

Für Vebego stellt Innovation einen wichtigen Faktor dar. In den vergangenen Jahren haben wir mit Vebego Innovations versucht, Innovationen näher an unsere EVEs heranzuführen und unseren Betrieben selbst die Verantwortung zu übertragen, Innovationen in der Praxis umzusetzen. Dies passt in unser Leitbild, nach dem unsere EVEs und die Betriebe der neuen Vision „Vitalisierung von Arbeit und Pflege“ mit aktuellen Konzepten, Dienstleistungen und Investitionen in der Praxis Gestalt verleihen. Das hat zur Folge, dass die bestehenden Projekte in einer EVE untergebracht werden, die im Anschluss daran für die Entwicklung und Vermarktung von Innovationen verantwortlich ist. 

Vebego Innovations bleibt als Unternehmen von Vebego bestehen, dann jedoch ohne feste Besetzung oder festes Budget. Diese werden den EVEs übertragen.

Beispiele für Innovation bei Vebego zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen unserer Mitarbeiter sind der spezielle Arbeitsanzug und das Leavo-Exoskelett von Fortron.

Die Fenster- und Fassadenpflege ist Schwerstarbeit. Deshalb investiert Fortron eine Menge in Methoden zur Verringerung körperlicher Belastung. Seit 2016 sind alle Teams mit einem speziellen Arbeitsanzug ausgestattet worden, der es ermöglicht, die körperliche Belastung bei der Teleskop-Fensterreinigung um fast 50 % zu reduzieren. Außerdem führen wir Pilotprojekte mit dem Leavo-Exoskelett durch, das den unteren Rückenbereich beim Bücken und Heben unterstützt.

Verifizierung gesellschaftlicher Informationen
Bei der Zusammenstellung der im Geschäftsbericht enthaltenen gesellschaftlichen Informationen wird ein Verfahren angewandt, das nicht bloß auf die Gewinnung relevanter Informationen, sondern auch auf die Art und Weise der Überprüfung solcher Informationen abzielt. Das Verfahren bei Vebego sieht folgendermaßen aus:

  • Zunächst wird im zuständigen Projektteam entschieden, welche Informationen für die jeweiligen Zielgruppen des Geschäftsberichts relevant sind.

  • Die entsprechenden Informationen werden sodann vom Projektteam bei den EVEs und der Holding eingeholt und in gesellschaftliche, wirtschaftliche und finanzielle Informationen eingeteilt.

  • Die gesellschaftlichen Informationen werden vom Projektteam zusammen mit dem SVU-Manager und dem Vorstand überprüft.

Erst nach Genehmigung durch den Vorstand werden die Informationen in den Bericht eingefügt. Der Bericht wird vom Aufsichtsrat bestätigt. Danach wird der Bericht veröffentlicht und sichergestellt, dass alles gleichzeitig über alle Kanäle verteilt wird. Publikationsdatum für den Bericht 2016 ist der 9. Mai 2017.

Verfahren mit Lieferanten
Wir haben in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen Einzelheiten zum Schutz persönlicher Daten aufgenommen. Darüber hinaus gibt es Bearbeitungsverträge mit beispielsweise IT- Parteien. All dies dient der Prävention von Verstößen gegen den Datenschutz. Wir holen die Zustimmung von Lieferanten vertraglich und bereits vor einem RFP-Verfahren ein. Sollte doch ein solcher Verstoß auftreten, gilt eine Bußgeldklausel. Wir überprüfen unsere Lieferanten durch ein jährliches Rating.

Mitteilung der Aussichten

Auswahl der Leistungsindikatoren In diesem Geschäftsbericht machen wir die Leistungen unseres Unternehmens nachvollziehbar und messbar anhand von Leistungsindikatoren. Dies sind in erster Linie die Key Performance Indikatoren (KPIs), die wir mit den Anteilseignern vereinbart haben. Darüber hinaus messen wir die Leistungen, zu denen wir uns gegenüber anderen Stakeholdern verpflichtet haben. Dabei handelt es sich um die Stakeholder, die einen großen Einfluss auf Vebego ausüben. Auch diese Leistungen werden in diesem Geschäftsbericht nachvollziehbar. Alle Leistungen zusammen spielen eine wichtige Rolle beim Management und der Unternehmensführung. Sie erlauben einen guten Einblick in unsere gesellschaftlichen Zielsetzungen und Leistungen.

Die jährliche Wesentlichkeitsbeurteilung bildet die Grundlage für den Inhalt dieses Geschäftsberichts. Die wesentlichen Themen wurden vor dem Verfahren zur Erstellung des Geschäftsberichts festgelegt. Vebego tut dies in mehreren Schritten, wobei insgesamt ein projektbezogener Ansatz (IPMA) verfolgt wird, um im zuständigen Team die erforderliche Vielfalt zu gewährleisten und den relativ abstrakten Begriff „Wesentlichkeit“ auf inhaltlich strukturierte Weise zu definieren.

  • Schritt 1: Feststellung relevanter Aspekte (gesellschaftlicher, wirtschaftlicher, finanzieller und ökologischer Art) im Hinblick auf Wesentlichkeit. Dazu verschaffen wir uns einen Überblick über alle möglichen Themen, die einen Bezug zur Wesentlichkeit aufweisen. Die Themen werden von den Unternehmen (unter anderem auf der Grundlage des Dialogs mit den Interessenträgern), aber auch aus dem Holdingbereich vorgeschlagen. Dann werden die Themen und Sachverhalte in einem Raster angeordnet, um den Grad ihrer bei den einzelnen Stakeholdern abgefragten Relevanz und ihre Auswirkungen auf Vebego zu beurteilen. Schließlich ergibt sich eine Liste der Themen mit der größten Relevanz, die mit dem Vorstand abgestimmt werden. Dieser Prozess findet einmal jährlich statt.

  • Schritt 2: Was die Berichtserstattung in Bezug auf Wesentlichkeit anbelangt, analysieren wir die internationale Relevanz der jeweiligen Themen für alle Länder, in denen wir präsent sind. Sodann beurteilen wir, welche Themen am besten zu den Themen des Geschäftsberichts und in den aktuellen strategischen Kontext passen. Da Wesentlichkeit sich für Vebego meist in weichen Faktoren ausdrückt, wie sie zum Beispiel im Kapitel über Nachhaltigkeit beschrieben wurden, ist die Messbarkeit entsprechend eingeschränkt. Die Fallschilderungen enthalten mehr Informationen zu unserer Sicht des Themas Wesentlichkeit und dessen Konkretisierung. Wir bestimmen die Wesentlichkeit jeweils für unsere 100-prozentigen Tochterunternehmen. Joint Ventures werden auf Wunsch, aber nicht grundsätzlich berücksichtigt.



 Der offizielle Jahresbericht 2016 der Vebego International N.V. wurde in niederländischer Sprache verfasst und dieses Dokument stellt die deutsche Übersetzung davon dar. Diese Übersetzung wurde mit äusserster Sorgfalt erstellt, hat jedoch keinerlei offiziellen Stellenwert und somit können daraus keine Rechte abgeleitet werden.